老是覺得時間不夠用　有效的時間管理才能創造績效

我們想讓你知道…時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。另一個很重要的目的則是決定什麼事情不應該做。

▲ 許多人常常會有時間不夠用的感覺。（圖／取自免費圖庫xframe）

● 余祖慰／朝陽科技大學保險金融管理系副教授

您是否有曾經待辦事項數不清、常常覺得時間不夠用、陷入焦慮、拖到火燒屁股才胡亂交差、壓縮到寶貴的下班後時間，然後懊惱：「早知道，就早點做…」。

在職場上的工作夥伴，最常遇到的事情之一就是時間要如何管理？其實，時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。從另一角度思考，時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。

首先，就管理者而言，如何將時間管理分配適當，來達成企業所賦予的目標，其實與效能（Effectiveness）及效率（Efficiency）有很大的關聯。現代管理學之父彼得杜拉克（Peter F. Drucker）表示：「效能是做對的事（Do the right things），重點在於目標達成度，例如產品讓顧客滿意的程度；效率是把事情做對（Do the things right），則偏重於企業資源的使用率，是指投入與產出之間的關係，能利用相同投入獲致更多產出，或是更少的投入獲得相同的產出」。一般來說，效能與效率都是管理者所追求的，但兩者無法兼顧時，管理者應以效能為優先，因為效能是有方向的，效率則否，如果效能的方向不對，再高的效率也無濟於事。管理的「效能」與「效率」如圖所示：

▲ 管理的效能與效率。（圖／作者余祖慰自行整理）

►►►思想可以無限大－－喜歡這篇文章？　歡迎加入「雲論粉絲團」看更多！

其次，主管最大的困擾來自於：

一、來自外界環境的干擾：隨時得放下手邊的工作去做別的事情。擔任主管的責任之一就是集合眾人的努力，共同完成一份工作。也就是說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界環境的干擾亦是主管工作的一部份。大陸央視《雍正王朝》電視連續劇中曾有一段敘述：「康熙皇帝在位時，曾告誡皇四子胤禛（雍正）說：『成大事者，必須要有個替身』」。雍正的替身在內，朝廷中有張廷玉（軍機大臣）、馬齊（軍機大臣）、胤祥（怡親王）及胤禮（果親王）；在外，有李衛、田文鏡及年羹堯等封疆大吏。俗語說：「孤木撐不了大樑」，換言之，管理最佳解釋就是「群策群力，以竟事功」。

二、做事沒有方法：我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，事實上，這並不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點在於能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情。誠如《中庸》所言：「凡事豫則立，不豫則廢」。

▲ 完成一件事情，重點在於能否找出最快速的方法。（圖／取自Pixabay）

三、必須是有效的溝通：如果真要開會，要避免毫無結果的討論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一起商量討論。但是「會議的核心目的在於做出決策，而非討論。」主管應該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然後在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓原先的思考更為完整，而且可以當下做出決策，開完會後就能立即開始工作。然而，實務上，企業在開會時，往往會花費大量時間在討論無關緊要的瑣事，但是真正重大的決議，反而可以輕鬆過關。這種現象是由於人們對大議題較難有全面性的理解，是故怕貿然提出建議，可能會失言；相反地，對於一些簡單瑣碎的小事，有相當的認識，因此，意見特別多，造成公司會議時間與議題之重要性成反比現象，此種現象在組織行為稱之為芝麻綠豆定律（Law of Triviality），又稱雞毛蒜皮定律。特別值得一提的是，在職場上，當我們接獲一個任務時，最關心的是「什麼時候要完成」，而非「必須花多少時間」，這種心態會導致時間被浪費、工作流程效率不彰。例如您被交代為期兩周要完成的企劃提案。由於知道有許多時間，可能很放心。然而，由於到達期限之前還有很多時間，也因此花費（比必要時間）更長的時間完成手上的工作，或是拖延到截止日期幾乎要到了才完成工作。換言之，「工作總會不斷膨脹，直到填滿所有可用時間。」（Work expands to fill the time available for its completion.），意即人會不斷拖延、分心、增加任務複雜度，直到時間用盡。從另一角度來看，主管喜歡在工作時間上以增加用人的方式來顯示其權勢，而組織人力越多，則冗員越增；同理，可運用的工作時間愈多，可運用的人越多，往往效率愈低，此種現象在組織行為則稱為帕金森定律 (Parkinson's Law）。

▲ 會議的核心目的在於做出決策，而非討論。（圖／Workworks職場人）

最後，有效管理時間的五大關鍵：

一、從可掌控的部份開始：主管在進行時間管理時，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時間和完全屬於自己的時間。

二、分辨不同性質的工作：根據美國密西根大學心理學和神經學科學家最新研究發現，人的大腦在持續不間斷處理一件事情時，才能發揮最佳功能。因此，最佳的工作方式就是將性質類似的工作集中在同一時段完成。您可以將工作分成兩大部份：

1. 需要高度花費心思的工作，例如撰寫報告、擬定計畫等。

2. 不需要花費太多專注力的工作，像是處理文書作業、電話連繫等。

三、排定事情優先順序：可以採取ABCD模式，例如 A級工作：非常重要、必須立刻完成；B級工作：很重要，但有較多緩衝的時間；C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不要做也沒有太大的影響；D級工作: 既不重要也不急迫。

▲ 排定事情優先順序，是有效控管時間的一大良方。（圖／Workworks職場人）

四、把工作分成小工作去做：養成所謂「強制去完成」的良好習慣，會為您每天省下很多時間，例如「義大利臘腸切片法」，義大利臘腸在切開之前的樣子非常笨重，而且看起來倒胃口，但把它切成薄片以後，看起來就不一樣，切了以後，就可以處理它了，也就是可以用您的牙齒大嚼一番。

五、留點時間給自己：主管不僅是做事的人，而且更是一位決策者（Decision-maker）。同時，主管工作很重要的一部份就是策略規劃，例如公司未來的經營管理或是新市場的開發等。儘管工作再忙，都應該留給自己一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思考一些問題。開始一天工作之前，如果能花費15分鐘仔細思考您要做些什麼，就能節省一整天不必要的時間浪費。

簡言之，時間管理就是一種工作習慣的養成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當您有了良好的工作習慣，對自己、對周遭的人都是好事一樁。在西方流傳著一則古老的笑話：一位下級軍官問普魯士腓特烈大帝（Frederick the Great）說：「為什麼我跟隨你出生入死，歷經百戰，為什麼始終只能位居低層，不能像其他袍澤一樣，節節高升，光宗耀祖呢？」腓特烈大帝面帶微笑，指著一頭正由身邊經過的驢子答道：「你知道嗎？這頭驢子也跟你一樣跟著我出生入死，身經百戰，但牠仍然是一頭驢子」。這一則充滿寓言精神的故事，正隱喻著告訴企業主管們，有效的時間管理重要性，才能創造績效，一味的蠻幹，只會徒勞無獲。身為主管們應該牢記在心，時時警惕與勉勵吧！