九成上班族無法完成待辦事項　用錯清單工作效率剩一半

▲ 生產力App開發商iDoneThis提供的調查數據顯示，有41％的待辦事項從未被完成。（圖／資料照）

● 戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）／Amazon最受歡迎的商管書作者
● 劉奕吟／譯者

你的待辦清單是不是經常越列越長，永無止境，感覺永遠沒有全部完成的那一天？長長的清單也讓你的焦慮與壓力倍增？我們來看看下列由生產力App開發商iDoneThis所提供的調查數據：

• 有41％的待辦事項，從未被完成。
• 有50％已完成的待辦事項，是在一天內被完成。
• 有18％已完成的待辦事項，是在一小時內被完成。
• 有10％已完成的待辦事項，是在一分鐘內被完成。

這些數據告訴我們什麼？

首先，這些數據揭示了許多待辦清單都沒有作用。具體來說，清單背後的任務管理系統是沒有效用的。畢竟，有40％以上的任務都沒有被完成。言下之意是指，這些事項被延遲到隔天、被無限延期，或者完全被終止。這些都不是有效的任務管理系統該有的現象。

其次，許多待辦事項很快就被完成了，有些甚至在幾分鐘之內就完成。這表示，許多人的清單沒有具體列出完成各個任務所需的時間。這同時也表示，人們傾向於選擇看起來容易完成的任務。這種作法的問題，在於沒有考慮到任務的優先順序。雖然可能會有很多待辦事項從清單上被劃掉，但沒有任何證據表明，這些被劃掉的事項都是正確的事項──重要的事情。這會讓人有錯誤的成就感。

▲人們傾向於選擇看起來容易完成的任務。（圖／Workworks職場人）

再者，這些數據表明了許多待辦清單都太長了。許多待辦事項清都的任務都太多了。這種情況會造成我們的壓力，因為我們知道自己永遠無法完成清單上的每個事項。我們會被迫把這些事項往後延遲，或捨棄它們。

根據資料顯示，我們多數人甚至無法幾近完成待辦清單上的每個事項。根據iDoneThis的數據顯示，我們通常有41％的待辦事項沒有完成。這個問題比大部分的人想像得還要更普遍。根據領英（LinkedIn）公司的一項調查顯示，近90％的專業人士承認，他們經常沒有完成自己的任務清單。

最後，上述資料顯示，許多人在沒有明確掌握自己的行程表與空檔的情況下，就開始進行任務管理。我們再次思考一下，有41％的任務尚未被完成。如果我們以任務完成的程度來衡量我們的生產力，那麼41％這個數字簡直高得令人不安。

上述介紹了生產力悖論。我們建立待辦清單，目的是幫助我們分配任務、管理我們的時間，以及完成事情。但是，由於我們使用了構思不夠周全的任務管理系統，反而無意間建立了會破壞我們努力的清單。

如此一來，我們會喪失生產力。最後，我們完成更少事情，而不是更多。

▲ 戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）著，劉奕吟譯，《一流工作者都在用的待辦清單》，樂金文化。（圖／樂金文化）

● 本文獲出版社授權，摘自《一流工作者都在用的待辦清單》。以上言論不代表本網立場，歡迎投書《雲論》讓優質好文被更多人看見，請寄editor88@ettoday.net，本網保有文字刪修權。