你傳的訊息恰當嗎?3種應避開的NG聊天方式

我們想讓你知道…單純使用文字的即時溝通,就常常產生一些誤會了。

▲通訊軟體成為現代人交流的主要管道之一,為強化線上的情感表達,貼圖可提升交流溫度。(示意圖/記者鄺郁庭攝)

● 張忘形/溝通表達培訓師

利用即時訊息溝通,要注意什麼?

大概是因為疫情的關係,總有朋友會問到關於遠距或是通訊軟體上的一些互動,該如何表達才好。我想,如果是視訊或電話,能看見表情或聽見聲音,都還是能感受到對方的情緒與想要表達的重點,但單純使用文字的即時溝通,就常常產生一些誤會了。分享幾個我覺得容易產生誤會的狀況。

正事:減少彼此的時間成本

很多人會透過傳訊息的方式詢問對方:「在嗎?」或是先傳一句:「不好意思打擾一下。」

這個開場白看似禮貌,但當我們點開訊息後,發現對方沒有說明要做什麼,我們要先回應才能知道發生什麼事情,這樣一來一往,其實占用很多時間。

利用即時訊息溝通的第一件要注意的事情,就是在開頭說明來意。如果要兼顧禮貌,其實可以把想傳達的事情簡要地述說一次,或是區分成數個段落。建議運用這樣的步驟:【問候】【內容】【行動】

例如:

「不好意思,打擾一下。」(問候)
「我們這週日想辦一個爬山的活動,想要邀請你一起來參加。」(內容)
「如果方便的話,請在週五前回覆我。也請給我生日和身分證號,我們要統計人數和保險。」(行動)

以這樣的方式,就算對方第一時間沒有點開訊息,之後看到也能馬上回應,並且因為知道期限和要做什麼,能夠讓事情更好地被處理。

情感:避免過度簡化

過度簡化是什麼意思呢?在傳即時訊息時,多數人習慣精簡語句,因只要對方(通常是熟悉的朋友或家人)大致掌握我們要表達的資訊就好,不必說得太過正經或清楚明白。但隨著通訊軟體或即時訊息的運用拓展,我們有時是以這種方式與想要合作的對象聯繫,這時,表達完整的句子,或多利用狀聲詞來表示語氣,可以讓對方感受到你對他的重視。假設是要問對方在不在,感受一下這兩句話有什麼差別。

「在?」
「你在嗎?」
而當我們想向對方說一件事情,對方回答:「嗯」
「嗯嗯」
或是:
「好」
「好喔!」
多一個字的認同感就能讓人感受到差異,更不要提拒絕的說法了,例如:
「不行」
「我那天不行耶!」

不知道你能不能夠感受到,即時訊息上文字的多寡,其實對於情感連結有很多的影響呢!回應訊息,就是要我們把時間用在對方身上,當我們能夠更仔細地思考這些文字表達,也代表了對於對方的重視。

情緒:貼圖、標點符號與表情符號

除了斟酌文字訊息,其實通訊軟體還有許多應用也能夠讓我們表達更清楚,或更能讓對方感受到語氣的變化。其中一個有趣的地方,就是多數人很常會使用貼圖來表達自己溝通當下的情緒。

但連續傳送貼圖,似乎會讓人會覺得好像沒有這麼認真對話。如果是溝通要事,明確表達出自己的想法,會讓感受比較好一些。

許多人在傳訊息時會忽略標點符號,不過如果要透過通訊軟體討論事情,我覺得標點符號很能傳遞語氣。感受看看這四種說「好」的方式:

「好。」
「好~」
「好!」
「好!!!」

我個人認為,若「好」加上句號會有種逐客令的感覺,似乎在表達「一切就結束在這裡」。而如果加入連字號(又稱為「波浪號」,經常被用來強調語氣),可能會讓這個「好」有比較可愛的感覺,我會在面對朋友的時候使用。

接到一個工作或任務,要正面回應、承諾我會去達成的時候,我會運用驚嘆號來表示精神。而連用多個驚嘆號,我覺得表示的是一種興奮感,可能是一個好久不見的朋友約吃飯,我也滿懷期待地答應的感覺。

最後則是表情符號,像是笑臉、哭臉等,除了常見的喜怒哀樂情緒,還有許多有意思的表情符號任君選擇。

但我後來也發現,對於同一個表情符號,每個人居然有不同的解讀。偶爾使用無傷大雅,但不確定自己與對方關係,以及需要明確答應或拒絕的時候,建議不要太常用,以免無心的表達,造成了溝通上的誤會。

【溝通思考題】

希望透過這一課,讓你開始觀察訊息溝通和面對面說話的不同。一樣留下三個思考題,讓你想一想。
●這些傳訊息的溝通方式,有沒有哪些是你感同身受的呢?
●觀察一個很擅長利用訊息溝通的人,他都是怎麼互動的呢?
●除了這一課提到的文字溝通技巧,還有哪些重點是讓你覺得很重要的呢?

▲張忘形所著,《順勢溝通》,遠流出版。(圖/遠流出版社提供)

熱門點閱》

► 一秒被惹怒 如何優雅又致命回擊

► 吳淡如提3大主因 勸女人一定要有房

► 成為更好的人 先承認自己的卑劣與醜陋

► 韓國歐爸穿胸罩3天 盼女兒不需承受這種痛

●本文獲出版社授權,摘自「順勢溝通」。以上言論不代表本網立場,歡迎投書《雲論》讓優質好文被更多人看見,請寄editor88@ettoday.net,本網保有文字刪修權。

分享給朋友:

讀者迴響

關注我們

回到最上面