▲通訊軟體成為現代人交流的主要管道之一，為強化線上的情感表達，貼圖可提升交流溫度。（示意圖／記者鄺郁庭攝）
● 張忘形／溝通表達培訓師
利用即時訊息溝通，要注意什麼？
大概是因為疫情的關係，總有朋友會問到關於遠距或是通訊軟體上的一些互動，該如何表達才好。我想，如果是視訊或電話，能看見表情或聽見聲音，都還是能感受到對方的情緒與想要表達的重點，但單純使用文字的即時溝通，就常常產生一些誤會了。分享幾個我覺得容易產生誤會的狀況。
正事：減少彼此的時間成本
很多人會透過傳訊息的方式詢問對方：「在嗎？」或是先傳一句：「不好意思打擾一下。」
這個開場白看似禮貌，但當我們點開訊息後，發現對方沒有說明要做什麼，我們要先回應才能知道發生什麼事情，這樣一來一往，其實占用很多時間。
利用即時訊息溝通的第一件要注意的事情，就是在開頭說明來意。如果要兼顧禮貌，其實可以把想傳達的事情簡要地述說一次，或是區分成數個段落。建議運用這樣的步驟：【問候】【內容】【行動】
例如：
「不好意思，打擾一下。」（問候）
「我們這週日想辦一個爬山的活動，想要邀請你一起來參加。」（內容）
「如果方便的話，請在週五前回覆我。也請給我生日和身分證號，我們要統計人數和保險。」（行動）
以這樣的方式，就算對方第一時間沒有點開訊息，之後看到也能馬上回應，並且因為知道期限和要做什麼，能夠讓事情更好地被處理。
情感：避免過度簡化
過度簡化是什麼意思呢？在傳即時訊息時，多數人習慣精簡語句，因只要對方（通常是熟悉的朋友或家人）大致掌握我們要表達的資訊就好，不必說得太過正經或清楚明白。但隨著通訊軟體或即時訊息的運用拓展，我們有時是以這種方式與想要合作的對象聯繫，這時，表達完整的句子，或多利用狀聲詞來表示語氣，可以讓對方感受到你對他的重視。假設是要問對方在不在，感受一下這兩句話有什麼差別。
「在？」
「你在嗎？」
而當我們想向對方說一件事情，對方回答：「嗯」
「嗯嗯」
或是：
「好」
「好喔！」
多一個字的認同感就能讓人感受到差異，更不要提拒絕的說法了，例如：
「不行」
「我那天不行耶！」
不知道你能不能夠感受到，即時訊息上文字的多寡，其實對於情感連結有很多的影響呢！回應訊息，就是要我們把時間用在對方身上，當我們能夠更仔細地思考這些文字表達，也代表了對於對方的重視。
情緒：貼圖、標點符號與表情符號
除了斟酌文字訊息，其實通訊軟體還有許多應用也能夠讓我們表達更清楚，或更能讓對方感受到語氣的變化。其中一個有趣的地方，就是多數人很常會使用貼圖來表達自己溝通當下的情緒。
但連續傳送貼圖，似乎會讓人會覺得好像沒有這麼認真對話。如果是溝通要事，明確表達出自己的想法，會讓感受比較好一些。
許多人在傳訊息時會忽略標點符號，不過如果要透過通訊軟體討論事情，我覺得標點符號很能傳遞語氣。感受看看這四種說「好」的方式：
「好。」
「好～」
「好！」
「好！！！」
我個人認為，若「好」加上句號會有種逐客令的感覺，似乎在表達「一切就結束在這裡」。而如果加入連字號（又稱為「波浪號」，經常被用來強調語氣），可能會讓這個「好」有比較可愛的感覺，我會在面對朋友的時候使用。
接到一個工作或任務，要正面回應、承諾我會去達成的時候，我會運用驚嘆號來表示精神。而連用多個驚嘆號，我覺得表示的是一種興奮感，可能是一個好久不見的朋友約吃飯，我也滿懷期待地答應的感覺。
最後則是表情符號，像是笑臉、哭臉等，除了常見的喜怒哀樂情緒，還有許多有意思的表情符號任君選擇。
但我後來也發現，對於同一個表情符號，每個人居然有不同的解讀。偶爾使用無傷大雅，但不確定自己與對方關係，以及需要明確答應或拒絕的時候，建議不要太常用，以免無心的表達，造成了溝通上的誤會。
【溝通思考題】
希望透過這一課，讓你開始觀察訊息溝通和面對面說話的不同。一樣留下三個思考題，讓你想一想。
●這些傳訊息的溝通方式，有沒有哪些是你感同身受的呢？
●觀察一個很擅長利用訊息溝通的人，他都是怎麼互動的呢？
●除了這一課提到的文字溝通技巧，還有哪些重點是讓你覺得很重要的呢？
▲張忘形所著，《順勢溝通》，遠流出版。（圖／遠流出版社提供）
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我們想讓你知道…單純使用文字的即時溝通，就常常產生一些誤會了。