職場大革命　未來工作空間的致勝關鍵

▲隨著科技進步、社會變遷與全球疫情的衝擊，工作方式與工作場所的定義正在經歷前所未有的轉型。（示意圖／Pixabay）

●蔡鎤銘／淡江大學財務金融學系兼任教授

隨著科技進步、社會變遷與全球疫情的衝擊，工作方式與工作場所的定義正在經歷前所未有的轉型。從固定的辦公室出勤到遠距工作的普及，再到混合式工作的興起，企業與員工對於「工作」的認知已徹底改變。這種職場轉換不僅影響了空間設計與使用效率，更挑戰了傳統的管理思維與經營策略。

根據日本XYMAX不動產綜合研究所（以下簡稱XYMAX總研）於2025年3月25日發布的研究報告，企業正面臨如何在這一新常態下尋找最佳工作模式與場所的關鍵時刻。本文將探討這一轉變的脈絡、挑戰與策略，並提出未來工作場所的可能方向。

工作方式與場所　歷史軌跡

過去十年，工作方式與場所的變遷可分為五個階段，反映了社會與技術的深刻影響。在2015年以前，企業多採取固定出勤模式，辦公室以每人一席的配置為主，遠距工作（Telework）雖因技術進步具備可行性，但普及程度有限。

到了2016年至2019年，日本政府推動「工作方式改革」，特別因應東京奧運會的交通壓力，遠距工作與彈性上下班開始萌芽，一些企業引入自由座位制與共享型衛星辦公室，逐步打破時間與空間的限制。

2020年至2022年的疫情期間，遠距工作因防疫需求而迅速普及。根據XYMAX總研2024秋季「大都市圈辦公室需求調查」，2021年春季的平均出勤率降至62.0%，顯示傳統辦公室的稼動率大幅下降。此時，「辦公室無用論」一度興起，部分企業縮減辦公面積。

然而，隨著2023年至2024年疫情趨緩，出勤回歸潮湧現，但完全恢復疫情前模式的企業不多，多數轉向出勤與遠距並存的混合式工作。這一階段凸顯了辦公室角色的轉換，從「每天必去之地」成為「選擇之一」。

展望2025年以降，遠距工作的普及與數位工具的進化，將工作模式從「固定辦公與面對面交流」轉向「靈活混合」的全新範式。企業正面臨空間不足、溝通障礙與員工參與度下降等挑戰，如何因應這一轉變，成為經營層面的核心議題。

辦公室功能　多樣化轉型

傳統上，辦公室的主要功能是提供足夠的執務空間，確保每位員工有固定席位。然而，疫情後的職場轉換改變了這一期待。根據XYMAX總研的分析，現代辦公室不僅是工作場所，還承載了促進溝通、分享企業文化、提升員工參與度等多重角色。例如，隨著遠距工作削弱員工的歸屬感，面對面交流的重要性被重新認識，辦公室被期待成為「溝通活化」與「文化傳承」的平台。

此外，社會背景也推升了辦公室功能的多元性。2023年日本強制披露人力資源資訊，使企業更加重視員工的幸福感與工作生活平衡。同時，人才短缺的壓力促使「人才採用強化」成為焦點，辦公室被賦予提升「員工參與度」與「生產性」的角色。這些變化顯示，辦公室已不再只是物理空間，而是企業價值觀的體現。

活動細分與空間需求的演變

辦公室的角色多樣化帶動了內部活動（activity）的細分化。過去，辦公室活動多限於個人工作或會議，如今則依據人數（獨立、團隊）、目的（專注、創意、交流）及形式（實體、線上）進行更精細的區分。例如，企業開始設置開放式會議區以促進討論，或配備隔音艙以支援線上會議。同時，放鬆身心的咖啡廳或休息區也日益受到重視。

這些變化顯示，辦公空間的設計必須與具體活動需求相匹配，而非單純以人數為基準。企業需要重新思考空間配置，以滿足員工在不同場景下的需求，這也意味著傳統的「一人一座」模式已難以適應新時代的要求。

▼辦公室的角色多樣化帶動了內部活動（activity）的細分化。（圖／取自免費圖庫Pixabay）

構築未來工作場所的策略

面對新需求，一個直觀的策略是強化自有辦公室的功能。若現有空間不足，企業可擴大面積、增設會議室，或重新設計布局以體現品牌形象。

然而，現實挑戰不容忽視。根據XYMAX總研的觀察，日本當前辦公室市場空置率趨低，優質物件難覓，且因建築成本上漲，擴建或搬遷的初期費用大幅增加。這使得單靠自有辦公室滿足所有需求的策略顯得難以實現。

另一策略是將部分功能外包給外部服務，例如共享型衛星辦公室。此模式不僅擴展了工作地點的選擇，還能靈活調整使用面積與期限，具備成本效益。

特別是2027年起，日本將實施新租賃會計準則，要求企業將所有租賃交易記入資產負債表，而外部服務因不屬此範疇，有助於財務報表的輕量化。此外，這種方式也能提升員工的靈活性與幸福感，並在危機中作為企業持續經營的後盾。

成功的未來工作場所策略應結合自有辦公室與外部服務的優勢。例如，自有辦公室可聚焦於文化塑造與團隊協作，而外部服務則提供靈活的工作地點選擇。企業需根據市場環境與財務考量，明確各部分的角色分工，以實現效益最大化。

結語

工作方式與場所的範式轉換已不可逆轉。從固定出勤到混合式工作的演進，不僅改變了空間的使用方式，更促使企業重新審視辦公室的價值與功能。

面對多樣化的角色期待與細分化的活動需求，企業必須跳脫傳統思維，綜合運用自有辦公室與外部服務，打造適應新時代的解決方案。這不僅是空間管理的升級，更是經營策略的革新。

員工的參與度、人才吸引力乃至企業的長期競爭力，都將取決於這一策略的成效。未來，唯有將工作場所視為核心經營課題，並持續探索其最佳解，才能在變動的環境中立於不敗之地。

▼面對多樣化的角色期待與細分化的活動需求，企業必須跳脫傳統思維，綜合運用自有辦公室與外部服務，打造適應新時代的解決方案。（圖／取自免費圖庫Pixabay）

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